19.07.2017 -
Präsentationen gehören für viele Projektmanager zum Alltag ihres Berufslebens. Für manche sind sie jedoch immer wieder eine Herausforderung und eine unschöne Aufgabe, denn sie benötigen eine intensive Vorbereitung und sind jedes Mal wieder eine Gelegenheit, um vor anderen das eigene Können unter Beweis stellen zu müssen. Präsentationen können zum einen der Information oder auch Weiterbildung von Mitarbeitern dienen. Sie können ein Projekt vorstellen oder auch eine bedeutende Entscheidung im Projekt einleiten und einholen. Es gibt Präsentationen für Kunden und Bauherrn ebenso wie Präsentationen für die eigenen Vorgesetzten, die sich über den Stand eines Projekts informieren möchten. Auf jeden Fall handelt es sich meist um etwas Wichtiges, das ...
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19.07.2017 -
Präsentationen gehören für viele Projektmanager zum Alltag ihres Berufslebens. Für manche sind sie jedoch immer wieder eine Herausforderung und eine unschöne Aufgabe, denn sie benötigen eine intensive Vorbereitung und sind jedes Mal wieder eine Gelegenheit, um vor anderen das eigene Können unter Beweis stellen zu müssen. Präsentationen können zum einen der Information oder auch Weiterbildung von Mitarbeitern dienen. Sie können ein Projekt vorstellen oder auch eine bedeutende Entscheidung im Projekt einleiten und einholen. Es gibt Präsentationen für Kunden und Bauherrn ebenso wie Präsentationen für die eigenen Vorgesetzten, die sich über den Stand eines Projekts informieren möchten. Auf jeden Fall handelt es sich meist um etwas Wichtiges, das kommuniziert werden und den Zuhörern im Gedächtnis bleiben soll. Eine sowohl inhaltlich als auch optisch professionell wirkende Präsentation hinterlässt einen nachhaltigen Eindruck und ist in manchen Fällen sinnvoller als ein normales Meeting. Daher ist es wichtig, sich auf jede Präsentation angemessen vorzubereiten und während des Präsentierens einiges zu beachten.
Vorbereitung einer Präsentation
Heutzutage ist es allgemeiner Standard, eine Präsentation mit PowerPoint oder einem vergleichbaren Präsentationsprogramm zu gestalten. Hin und wieder können Flipcharts zum Einsatz kommen, aber ein Retroprojektor mit Folien gehört längst nicht mehr zum Repertoire eines modernen Projektmanagers und würde von allen Zuhörern als seltsam und rückständig empfunden werden. In PowerPoint hat man viele Gestaltungsmöglichkeiten, die man auch nutzen sollte. Man hat jedoch auch eine ganze Reihe Gestaltungsmöglichkeiten, die man besser nicht nutzt. Bei der Schrift zum Beispiel ist es sinnvoll, eine klare, deutliche Schriftart zu wählen, die seriös wirkt und vor allem gut lesbarist. Auf eine grüne Überschrift mit Schatteneffekt, deren Buchstaben auf und ab hüpfen, sollte man verzichten, auch wenn PowerPoint diese Möglichkeiten bietet. Auf jeder Folie sollte sich nur eine begrenzte Menge an Text befinden, 2 bis 10 Zeilen maximal.
Mehr Text verteilt man besser auf mehrere Folien und versucht so, eine Gliederung zu schaffen. Fotos können eine sehr gute Illustrationshilfe sein und oft sogar Text ersetzen. Bei der Vorbereitung der Folien ist es wichtig, dass sich das Projektmanagement immer wieder vor Augen führt, welchen Informationsstand die Zuhörer haben werden, also wer zuhört und was bekannt beziehungsweise neu ist. Der Fehler, Wissen vorauszusetzen, das beim Projektmanagement vorliegt, aber Außenstehenden nicht bekannt ist, wird oft begangen und kann sich sehr negativ auf das Ergebnis und das Ziel der Präsentation auswirken.
Jeder Projektmanager kennt das Szenario, dass die Technik versagt. Also: Immer eine Kopie der Präsentation ausdrucken (auf der ausreichend Platz für Anmerkungen und Notizen ist), eine Kopie der Präsentation auf einen USB-Stick ziehen und auch unbedingt einen Testlauf der PowerPoint Präsentation machen, bevor es losgeht.
Während der Präsentation
Der Projektmanager erscheint deutlich vor den Zuhörern im Präsentationsraum und testet die Technik. Ton, Bild und insgesamt der Ablauf der Präsentation müssen einwandfrei funktionieren und es sollte genug Zeit bleiben um im Notfall ein Kabel suchen zu gehen, einen anderen Computer anzuschließen oder auch den Hausmeister zu alarmieren, falls es ein Problem gibt. Die Kleidung des Präsentierenden sollte nicht zu auffällig sein, um nicht vom Inhalt der Präsentation abzulenken.
Der Projektmanager startet die Präsentation mit ein paar auflockernden und einleitenden Worten und steigt dann in die eigentliche Präsentation ein. Augenkontakt zu den Zuhörern zu halten ist enorm wichtig, wobei es natürlich erlaubt ist, auf die eigenen Notizen zu schauen. Niemand erwartet, dass der Vortragende seine Präsentation auswendig kann. Man sollte immer laut und deutlich sprechen, damit alle Informationen auch verstanden werden. Es ist am Anfang immer hilfreich zu fragen, ob man auch im hinteren Teil des Raumes gut verstanden wird. Gesten können hilfreich sein, aber zu wildes Fuchteln und Auf- und Abgehen kann die Zuhörer ablenken. Und noch ein kleiner Tipp: hin und wieder lächeln. Das wirkt positiv und lässt den Präsentierenden sympathisch und selbstbewusst wirken.
Ende der Präsentation und Nachbereitung
Auf den letzten Folien sollte eine Dankesformel stehen. Höflichkeit ist nicht nur im Projektmanagement unerlässlich. Zudem ist es wichtig, Kontaktdaten aufzuschreiben und gegebenenfalls auch an die Zuhörer zu verteilen. So können diese bei Fragen auch später noch auf das Projektmanagement zugreifen und nachhaken. Es kann je nach Thema sehr hilfreich sein, entweder die gesamte Präsentation auf Papier zu verteilen (bei Weiterbildungen und Schulungen sinnvoll) oder auch ein eigenes Handout zu verteilen, das im Vorfeld erstellt wurde und das die wichtigsten Punkte zusammenfasst. Auch auf dieses Handout gehören die Kontaktdaten des Referenten. Nach Abschluss der Präsentation sollten immer noch einige Minuten Zeit für eine Frage-Antwort-Runde bleiben.
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