12.08.2021 -
Wir alle freuen uns nicht nur, wenn wir Projekte positiv und erfolgreich abschließen. Viel mehr, es ist die wahrscheinlich die Grundmotivation jeder Projektmanagerin / jedes Projektmanagers. Doch was geht einem erfolgreichen Projektabschluss voraus? Welche Weichen müssen dazu gestellt werden? Carey Wodehouse aus Richmond in Virginia schreibt auf Business2Community.com über erfolgreiche Projektvorbereitung, was sie darunter versteht und welche Faktoren dazu von Bedeutung sind.
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12.08.2021 -
Wir alle freuen uns nicht nur, wenn wir Projekte positiv und erfolgreich abschließen. Viel mehr, es ist die wahrscheinlich die Grundmotivation jeder Projektmanagerin / jedes Projektmanagers. Doch was geht einem erfolgreichen Projektabschluss voraus? Welche Weichen müssen dazu gestellt werden?
Carey Wodehouse aus Richmond in Virginia schreibt auf Business2Community.com über erfolgreiche Projektvorbereitung, was sie darunter versteht und welche Faktoren dazu von Bedeutung sind. Sie vermittelt wie die komplexe Welt des Web-Development ein wenig einfacher zu verstehen und zu handhaben ist. Die IT-Entwicklerin Carey Wodehouse geht in ihrem Artikel davon aus, dass der Leser sein Projekt vorbereiten will, um anschließend einen Freelancer oder Mitarbeiter für die Projektumsetzung anzustellen. Also wenn die Projektidee steht, dann gleich eine Jobausschreibung posten? Nein, sagt Carey Wodehouse. Nicht so schnell… Denn um die richtige Person für den Job zu finden, extern oder intern, braucht es etwas mehr Vorbereitung.
Zugänge bereitstellen
Zunächst einmal weist Carey Wodehouse darauf hin, dass alle internen Systeme vorbereitet werden müssen, um auf der administrativen Seite Verspätungen zu verhindern. Machen Sie sich eine Checkliste all dessen, was Sie Ihrem neuen Mitarbeiter, Freelancer oder Teammitglied an technischen Hilfsmitteln zur Seite stellen wollen. So kann die neue Kraft das Projekt tatkräftig und ohne technische Probleme sofort anpacken. Dazu gehören sowohl Verträge als auch interne Ressourcen und Personal, ein VPN-Zugang, ein Webex-Konto, Zugänge zu Servern, Plattformen, Druckern und vielleicht Gebäuden, Passwörter, Telefon, Headset, Computer aber auch Software und eventuelle Lizenzen. Auch wenn ein Freelancer seine eigene Hard- und Software nutzt, braucht die Person sicherlich Zugang zu Ihren Datenbanken. Machen Sie sich Gedanken darüber, wer mit wem zusammenarbeiten soll und wer wen kennen lernen muss – intern wie extern.
Ideal: ein Briefing
Jeder, der in ein neues Projekt einsteigt braucht und schätzt eine genaue Beschreibung dessen, was von ihm erwartet wird. Dabei ist es egal, ob das Projekt gerade startet oder ob jemand neu hinzustößt. Nehmen Sie sich die Zeit, um ein Projekt-Briefing aufzusetzen. Das Briefing soll Ihrer neuen Kraft deutlich machen, worum es im Projekt geht, was die Ziele sind und vor allem, was die konkrete Aufgabe ihres neuen Mitarbeiters ist. Was wird von wem wann erwartet? Hier gilt die Devise: lieber ein wenig zu sehr ins Detail gehen, als das Risiko von Missverständnissen einzugehen. Gehen Sie in Ihrem Briefing auf das Timing ein und geben Sie am besten auch ein wenig Kontext. Sie können zum Beispiel erklären, wie es zu dem Projekt kam oder was bisher geschah. Je nach Umfang des Briefings kann es sinnvoll sein, die Inhalte vollständig oder in Auszügen sogar schon im Rahmen der Ausschreibung der neuen Stelle bekannt zu geben.
Vertrauliche Dokumente müssen natürlich bis nach dem Vertragsabschluss warten.
Hier noch ein paar Ideen für Hintergrundinformationen, die wichtig sein können: Informationen zu vorherigen Projekten und Vorgängerprojekten mit ähnlichem Thema, Richtlinien Ihres Unternehmens oder Ihrer Marke, Beispiele für best practices oder worst practices – was mögen Sie und was mögen Sie nicht?
Anschließend machen Sie sich Gedanken um die Ressourcen, die Sie ihrem neuen Projektverantwortlichen zur Seite stellen wollen und müssen. Denken Sie daran, dass externe oder neue Mitarbeiter, auch eine kurze Eingewöhnungsphase benötigten und Ihre Unternehmensphilosophie verinnerlichen müssen. Briefen Sie das Team, das mit dem neuen Projektleiter zusammenarbeiten soll. Bringen Sie alle auf den gleichen Wissensstand und sorgen Sie dafür, dass im Team alle wichtigen Ressourcen und Kompetenzen vorhanden sind. Bei einer externen Kraft, vor allem einer Führungskraft ist es im Allgemeinen auch sinnvoll, ganz gezielt zu fragen, welche Vorbereitung sich das Gegenüber von Ihnen erwartet.
Meilensteine vorbereiten
Am erfolgreichsten ist es, wenn alle Meilensteine schon im Voraus bekannt oder zumindest grob abgesteckt werden. Vereinbaren Sie mit Ihrem neuen Projektleiter, welche Ziele und Zwischenziele wann erreicht werden sollen. Bereiten Sie sich vor und machen Sie einen Vorschlag, gerne auch ambitioniert. So erfahren Sie, wie viel Herausforderung Ihr Gegenüber akzeptiert und wie realistisch er oder sie die Timeline einschätzt. Bei Freelancern und externen Mitarbeitern können die vorab definierten Meilensteine auch ein Mittel der Kostenbegrenzung sein. Zudem sind Meilensteine generell für jeden hilfreich, um komplexe Projekte zu unterteilen. Meilensteine helfen auch bei der Erfolgskontrolle und beim Monitoring. Und zwar beiden Seiten.
Die Qual der Wahl
Es muss passen. Die Wahl des passenden Projektmanagers oder Freelancers für eine bestimmte Aufgabe in Ihrem Unternehmen ist nichts, was Sie mal eben so aus dem Bauch heraus entscheiden sollen. Sind alle Vorbereitungen getroffen und sitzen Sie schließlich den Kandidaten – intern oder extern – gegenüber, dann nutzen Sie diese Situation, um die richtigen Fragen zu stellen. Fertigkeiten und Qualifikationen sind ungeheuer wichtig. Versteht Ihr Gegenüber, worum es geht, wie wichtig das Projekt ist und was getan werden muss, um es zu einem erfolgreichen Ende zu bringen? Versteht Ihr Kandidat wie wichtig das Projekt für das Unternehmen ist und was davon abhängt? Ist Ihr Gegenüber ein Kommunikationstalent, das mit dem Team, mit Kunden und mit externen Experten kompetent und kollegial umgehen kann? Ein Interview ist unumgänglich. Nur beim persönlichen Gespräch erkennen Sie auch, ob sich Ihre Kandidaten auf die Rolle vorbereitet haben und damit ihr Interesse und ihre Ernsthaftigkeit bekunden. Ein wenig Begeisterung für die neue Aufgabe ist ebenfalls nicht zu verachten.
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