21.05.2021 -
Risiken sind ein faszinierendes Thema. Wer nichts riskiert, der nichts gewinnt. Aber ein zu hohes Risiko einzugehen, gilt wiederum als Leichtsinn. Bei kaum einem anderen Thema ist es wichtiger, einen gesunden Mittelweg zu finden und Risiken abzuwägen, um einen schlauen und sicheren Weg zu finden, ohne gleichzeitig auf Chancen zu verzichten. Risikomanagement sollte also bei jedem Projekt eine bedeutende Rolle spielen und das tut es auch.
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21.05.2021 -
Risiken sind ein faszinierendes Thema. Wer nichts riskiert, der nichts gewinnt. Aber ein zu hohes Risiko einzugehen, gilt wiederum als Leichtsinn. Bei kaum einem anderen Thema ist es wichtiger, einen gesunden Mittelweg zu finden und Risiken abzuwägen, um einen schlauen und sicheren Weg zu finden, ohne gleichzeitig auf Chancen zu verzichten. Risikomanagement sollte also bei jedem Projekt eine bedeutende Rolle spielen und das tut es auch. Schon seit Jahrzehnten, egal, ob der Begriff Risikomanagement tatsächlich als solcher in den Akten auftaucht. Alle Projektmanager managen Risiken – die ganze Zeit. Erst in den letzten Jahren hat sich das Risikomanagement als einzelne Disziplin herausgebildet und viele Projektmanager haben sich mittlerweile auf Risikomanagement spezialisiert. Risikomanager unterstützen Projektmanager bei großen Projekten und decken diesen Teil des PM mit ganz speziellen Tools, Methoden und Analysefähigkeiten ab.
Das Projekt ist wie ein Körper
Satya Narayan Dash vergleicht in seinen Büchern das Projektmanagement gerne mit einem menschlichen Körper. Eine gewöhnungsbedürftige aber eigentlich recht anschauliche Art der Betrachtung. Wenn im menschlichen Körper Leber, Herz, Niere und Gehirn benötigt werden, um das ganze System am Laufen zu halten, so sagt Satya Narayan Dash, dass im Projektmanagement ebenfalls verschiedene Organe benötigt werden. Diese sind das Projektscope Management, Zeitmanagement, Kostenmanagement und viele andere, aber eben auch das Risikomanagement. Er bezeichnet das Risikomanagement als eines der wichtigsten Organe, ohne die der Körper nicht funktionieren kann.
Prozessflow und Risikomanagement
Für erfolgreiches Risikomanagement ist ein Plan von Nöten. Es muss festgelegt werden, wie Risiken identifiziert, analysiert, verwaltet und schließlich evaluiert werden sollen. Steht der Plan, welcher idealerweise auch alle Tools und Methoden beinhaltet, die benutzt werden sollen, beginnt der Risikomanager mit der Identifizierung der Risiken. In der Regel wird ein Risikoregister erstellt, außerdem ein Risikoreport. Das Register beinhaltet alle erkannten Risiken, während der Report sich sowohl auf die individuellen Risiken als auch auf die Gesamtrisikolage des Projektes bezieht. Da im Register einfach zu viele Risiken aufgelistet sind, ist es meist unmöglich, sie alle auf einmal zu managen, manchmal überhaupt unmöglich, alle zu betrachten und zu analysieren. Daher muss priorisiert werden. Die Risiken werden nach Wichtigkeit eingestuft und sortiert. Im zweiten Schritt erfolgt eine weitere Kategorisierung, nämlich nach der Auswirkung der Risiken, also nach den Konsequenzen in Sachen Budget und Zeit, die sie nach sich ziehen können. Die Ergebnisse dieser Übungen sind im Report zusammengefasst.
Umgang mit den Risiken
Ein guter Risikomanager schaut sich nicht nur die Risiken an und listet sie auf, sondern muss Maßnahmen definieren und ergreifen, die den Risiken den Schrecken nehmen und sie eindämmen. Risk Responses heißt das auf Neudeutsch und diese Antworten auf die Risiken werden sowohl für die individuellen Risiken als auch für die globalen Projektrisiken ausgearbeitet. Die Maßnahmen gegen die individuellen und globalen Risiken werden anschließend in den Risikoplan eingefügt, so dass erkannt werden kann, welche Risiken unter Umständen besonders hoch sind, weil es keine wirksamen Gegenmaßnahmen gibt. Zum guten Schluss ist natürlich auch das Monitoring der Risiken über den gesamten Projektverlauf hin von Bedeutung. Bei vielen Projekten werden Risiken am Anfang des Projektes definiert und in langen Listen oder umfangreichen Diagrammen erfasst. Dies mag den Kunden beruhigen und ihm das Gefühl geben, dass der Manager alle Risiken bedacht und sie im Griff hat – ein angenehmer Effekt. Aber richtiges Risikomanagement kann so viel mehr. Daher hat sich in letzter Zeit auch der Beruf des Risikomanagers herausgebildet.
Mehr als nur eine Liste von Risiken
Einer der Gründe, warum es Risikomanagement auch unabhängig vom Projektmanagement gibt, ist, dass Kunden gerne eine neutrale Betrachtung der Risiken haben. Ist der Risikomanager nicht gleichzeitig der Projektmanager, so besteht nicht die Gefahr, dass er sich von seiner Sichtweise als PM beeinflussen lässt. Projektmanager konzentrieren sich oft auf bestimmte Risiken, zum Beispiel auf die, welche sie beeinflussen können. Ein Risikomanager, der selbst keinerlei Einfluss auf das Projektgeschehen an sich hat, betrachtet Risiken anders. Er sieht vielleicht auch ein Risiko darin, dass sich der Projektmanager in etwas irren kann. Haben Sie nicht auch schon mal daran gedacht, Ihren Risikobericht etwas wohlwollender verfassen, weil Sie dem Kunden nicht das Gefühl geben möchten, dass Sie sein Projekt nicht vollständig und 100%ig in der Hand haben? Nun, mit einem Risikomanager, der Ihnen über die Schulter schaut, wäre der Bericht vielleicht etwas weniger positiv ausgefallen. Und das soll kein Nachteil sein! So verhindern Sie als Projektmanager, dass Sie Risiken unterschätzen und Ihnen wird ein kleiner Teil Ihrer Verantwortung und Ihres Drucks abgenommen.
Vier Augen sehen mehr als zwei
Der Hauptvorteil eines unabhängigen Risikomanagements ist jedoch, dass eine kontinuierliche Projektbegleitung gewährleistet wird und es in regelmäßigen Abständen, etwa monatlich oder auch viermal im Jahr, einen Risikobericht gibt. So erhält der Kunde einen guten Überblick nicht nur darüber, ob neue Risiken hinzukommen, sondern auch darüber, wie sich bestehende Risiken entwickeln. Ist eines der Risiken vielleicht bereits aus dem Weg geschafft? Ist ein anderes Risiko wahrscheinlicher geworden? Gibt es viele Risiken mit geringen finanziellen Auswirkungen oder doch eher wenige Risiken, die aber große Löcher ins Budget reißen können, sollten sie eintreffen?
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