09.07.2020 -
Wer sich mit agilem Projektmanagement beschäftigt, dem begegnen regelmäßig neue Konzepte, neue Ansätze, neue Ideen und neue Methoden, die manchmal unheimlich hilfreich sind, sich aber hin und wieder auch als Unsinn erweisen. Was für den einen die Rettung ist, kann für einen anderen hinderlich und nutzlos sein. Als Projektmanager muss daher möglichst auf dem Laufenden bleiben, um nicht etwa neue Tools oder Formen zu verpassen, die einem viel Arbeit erleichtern können.
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09.07.2020 -
Wer sich mit agilem Projektmanagement beschäftigt, dem begegnen regelmäßig neue Konzepte, neue Ansätze, neue Ideen und neue Methoden, die manchmal unheimlich hilfreich sind, sich aber hin und wieder auch als Unsinn erweisen. Was für den einen die Rettung ist, kann für einen anderen hinderlich und nutzlos sein. Als Projektmanager muss daher möglichst auf dem Laufenden bleiben, um nicht etwa neue Tools oder Formen zu verpassen, die einem viel Arbeit erleichtern können. Weil neue Methoden und Ideen auch immer erklärungsbedürftig sind, soll es in diesem Artikel um die Frage gehen, was Timeboxing ist.
Timeboxing im Scrum und dem Rest der Welt
Der Begriff Timeboxing wird im Scrum gerne verwendet. Hier heißt es, dass jedes Event „time-boxed“ ist. Aber nicht nur im Scrum begegnet man dem Begriff. Timeboxing taucht im Zeitmanagement in verschiedenen Disziplinen auf. Wer zum Beispiel die Methode des Pomodoro-Zeitmanagements anwendet, muss sich neuerdings auch Gedanken um Timeboxing machen. Es gibt hier zahlreiche Zusammenhänge. Bei vielen Zeitmanagement-Methoden findet Timeboxing seine Anwendung. Es ist das neue Wundermittel für mehr Effizienz. Ein ganz anderes Beispiel ist zum Beispiel Speed-Dating. Auch hier ist das Prinzip des Timeboxing deutlich erkennbar, wenn auch in einem ganz anderen Kontext. Also was genau ist Timeboxing?
Eine schnelle Erklärung
Timeboxing ist einer dieser Anglizismen, der einer Erklärung bedarf. Timeboxing im Projektmanagement und in jeder Form von Zeitmanagement bedeutet, dass man einer Aufgabe von vorne herein ein bestimmtes Zeitfenster zuweist. Sie kennen das: Eine Besprechung findet um 13:30 statt und alle halten sich mehr oder weniger den Nachmittag frei, weil die Besprechung eben so lange dauert, bis das Thema erschöpfend behandelt oder geklärt ist. Das ist das Gegenteil von Timeboxing. Timeboxing sieht so aus, dass eine Besprechung anberaumt wird, die von 13:30 bis 14:30 dauert. Und zwar keine Minuten länger. In dieser Zeit müssen die Beteiligten zu einem Ergebnis kommen. Um 14:30 ist die Besprechung beendet. Dabei kann es natürlich vorkommen, dass eben kein Endergebnis erzielt wird und dass eine weitere Timebox für dieses spezielle Thema vorgesehen werden muss. Fest steht beim Timeboxing, dass jeder sich darauf einrichten kann, dass – beispielsweise – genau eine Stunde lang an einem gewissen Thema gearbeitet wird. Timeboxing sieht aber auch immer eine Zielsetzung vor. Es muss im Voraus gemeinsam beschlossen werden, was in dieser Stunde des konzentrierten Arbeitens an einem gewissen Projekt oder einem Thema als Ziel herauskommen soll. Wird ein Teilaspekt diskutiert? Werden zwei Varianten verglichen? Wird eine Entscheidung am Ende der Stunde erwartet? Das Schwierige hieran ist es, ein realistisches Ziel für jede Timebox zu definieren. Timeboxing wird aber nicht nur stundenweise verstanden. Andere Aufgaben können auch Tage, Wochen oder Monate dauern.
Regeln im Timeboxing
Die wichtigste Regel ist einfach: Ist eine Timebox einmal festgelegt, muss sie konsequent eingehalten werden. Ist die Stunde, der Tag oder die Woche vorüber, werden die Arbeitsmittel niedergelegt und die Timebox wird abgeschlossen. Ist das Ziel nicht erreicht, kann man prüfen, wie weit man gekommen ist und dann gegebenenfalls eine neue Timebox vorsehen. Aber Verlängerungen gibt es beim Timeboxing nicht. Das würde das gesamte Prinzip über den Haufen werfen. Neben der Frage: haben wir das erledigt, was zu erledigen war, stellt sich am Ende jeder Timebox auch die Frage: Haben wir es gut gemacht? Beim Scrum ist dies dahingehend perfektioniert, dass nach jedem Sprint ein Review und eine Retrospektive folgen. Es wird also immer evaluiert. Das Speed-Dating ist da auch ein recht gutes Beispiel: Nach jeder kurzen Sitzung stellen sich beide Parteien die Frage, ob der jeweilige Kandidat passen könnte und ob Interesse an einer zweiten und längeren Timebox besteht.
Warum Timeboxing?
Wer nur durch die Einführung von Timeboxing riesige Vorteile und Erfolge erwartet, der wird enttäuscht. Timeboxing kann aber im Zusammenhang mit anderen Management-Techniken zum Erfolg eines Projektes beitragen. Timeboxing hilft auf jeden Fall dabei, die Zeitressourcen besser einteilen zu können und Risikobegrenzung zu betreiben. Wer in Timeboxen denkt und arbeitet, der merkt immer sofort, wenn eine Aufgabe zeitlich aus dem Ruder läuft. Timeboxing erlaubt zudem das Setzen eines Fokus und das Konzentrieren auf bestimmte Aspekte zu bestimmten Zeiten. So kann leichter priorisiert werden. Wer sein Timeboxing ernst nimmt, kann sehr wohl viele Vorteile daraus ziehen. Zeiträume werden festgelegt und Ziele definiert – so kann ein Projekt vollständig von Anfang bis Ende effizient eingetaktet werden und es wird schnell deutlich, wenn eine Aufgabe ungewöhnlich lange dauert. So fallen Fehler und Probleme sofort auf. Ein weiterer Vorteil ist der, dass die meisten Menschen, die genau eine Stunde haben, um eine wichtige Sache zu erledigen, sich meist in dieser Stunde wirklich konzentrieren und sich nicht ablenken lassen. Es ist ja schließlich nur eine Stunde. Timeboxing im kleinen Rahmen kann also auch Prokrastination bekämpfen und Mitarbeiter motivieren. Timeboxing bringt aber auch manchmal etwas Stress und Druck ins Arbeitsleben. Das kann gut für die Motivation und die Konzentration sein, muss aber auch abgewogen werden. Zu viel Druck kann auch kontraproduktiv wirken. Wer etwas Erfahrung im Timeboxing sammelt, wird merken, dass mit der Zeit die festgelegten „Boxen“ immer besser auf die Aufgaben „passen“ und einhaltbar werden.
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